Kleine ondernemers regelen de betaling vaak zelf door facturen te sturen naar klanten en opdrachtgevers. Heb jij ook vaak de vraag: Hoe bouw ik nou een goede factuur op? In dit artikel kun je niet alleen een gratis voorbeeldfactuur voor zzp’ers downloaden, maar leggen wij ook precies uit welke gegevens je altijd op nota’s moet vermelden.

Yes! Ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, een BTW nummer gekregen van de belastingdienst…Je bent er helemaal klaar voor: Je eerste factuur kan worden opgestuurd naar je eerste klant. Maar de grote vraag is natuurlijk: Wat zet je daar nou eigenlijk op? We hebben een voorbeeldfactuur opgesteld van een (fictieve) zzp’er die werkzaam is in de zakelijke dienstverlening. 

Klik HIER om een voorbeeldfactuur te downloaden!

Welke gegevens zijn verplicht?

1. Btw-nummer

Het btw-nummer (omzetbelastingnummer) ontvang je van de Belastingdienst als jouw bedrijf wordt ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Dit is voor de fiscus het bewijs dat je ‘ondernemer voor de omzetbelasting’ bent.

Uitzonderingen daargelaten, maar de meeste ondernemers zijn btw-plichtig: in dat geval reken je omzetbelasting over bedragen die jij bij klanten of opdrachtgevers in rekening brengt. Hierover doe je vervolgens (vaak meerdere keren per jaar) aangifte bij de Belastingdienst.


2. KVK-nummer

Naast een btw-nummer ontvang je bij de inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KVK) ook automatisch een KVK-nummer. Dit nummer geeft aan aan dat jouw onderneming officieel is geregistreerd in de database van de KvK en moet je ook op iedere nota vermelden.

3. Factuurnummer

Op iedere factuur moet een ander nummer staan. De nummering kun je in principe helemaal zelf bepalen. Om jouw zakelijke administratie zo overzichtelijk mogelijk te houden, is het handig om de nota’s per jaar in te delen. Dit is met name aan te raden voor ondernemers die regelmatig voor dezelfde klanten opdrachten werken.

Iedere januari begin je dan met een schone lei en telt vanaf de eerste factuur verder. Voor 2019 zou de eerste factuur dan 2019001 zijn, de tweede 2019002 enzovoort. Wanneer je op een gegeven moment uitkomt bij 2019010, telt dat makkelijk door.

Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen een uitgebreidere telling te gebruiken. Bij De Nederlandse Omroep beginnen we bijvoorbeeld met DNO dan het jaartal en dan FACT als afkorting voor factuur. Daarna komt het factuurnummer. Omdat wij met vele facturen per jaar te maken hebben, werken wij met meer cijfers. De opbouw zou in dit geval dan zijn DNO2019FACT00001 voor de eerste factuur van het jaar. Dit is een persoonlijke keuze en hierbij mag je zelf natuurlijk kiezen wat het beste werkt. Wel dient er logica in de opbouw te zitten en is het verplicht dat de facturen opvolgend zijn. Je mag dus niet zomaar eindigen met een willekeurig getal. Er moet opbouw in het getal zitten.

4. Factuurdatum en betalingstermijn

De factuurdatum is de datum waarop je de factuur verstuurt naar een klant of opdrachtgever. Het is gebruikelijk om op nota’s duidelijk aan te geven voor welke datum de betaling (uiterlijk) moet zijn voldaan. De gangbare betalingstermijn ligt doorgaans tussen de veertien en dertig dagen.

Het is aan te raden om bij de aanname van de opdracht ook de betalingstermijn te bespreken met je klant of opdrachtgever, zodat alle partijen vooraf weten waar ze aan toe zijn.

Vergeet je een keer om op de factuur een concrete betalingstermijn aan te geven? Dan geldt automatisch een termijn van dertig dagen. Als de (afgesproken) termijn wordt overschreden, mag je rente in rekening brengen.

5. (Bedrijfs)naam en adres

Naast het btw- en KvK-nummer moet je uiteraard ook jouw naam, bedrijfsnaam, adres en contactgegevens vermelden.

Ben je werkzaam als freelancer, maar heb je (nog) geen eigen bedrijf opgericht? Zet in dat geval alleen jouw eigen naam en adres op de factuur.

6. (Bedrijfs)naam en adres van de afnemer

Dit is de naam en het (bedrijfs)adres van de opdrachtgever. Er bestaan geen harde regels op welke plek je deze adressen en contactgegevens moet vermelden, maar het is gebruikelijk om deze gegevens boven de berekening en omschrijving van de werkzaamheden te zetten.

7. Datum en omschrijving levering/dienst

Wanneer heb je de werkzaamheden uitgevoerd? En hoeveel tijd heeft dit gekost? Beschrijf en specificeer de hoeveelheid uren die je in rekening brengt zo goed als je kunt.

Merk je al tijdens de werkzaamheden dat je veel meer tijd kwijt bent aan een klus dan vooraf met de afnemer is afgesproken? 

Geef dat dan ruim van tevoren aan, zodat een klant rekening kan houden met extra onkosten of je in overleg nieuwe afspraken kunt maken over het tarief. Verdubbel het aantal gewerkte uren in ieder geval nooit zonder dit vooraf te hebben aangekondigd, om verwarring en onnodige conflicten te voorkomen.

Lees op www.tipsvandezaak.nl meer over welke interessante zaken je als (beginnende) ondernemer nog meer zou moeten weten!